01 Apr Parliamo di gestione documentale: intervista a Carmelo Coglitore
Systema vanta una lunga esperienza nel campo della gestione documentale. L’intervista di oggi a Carmelo Coglitore – PLM Senior Consultant in Systema – affronta proprio questo argomento.
Buona lettura!
Ormai da molti anni ti occupi di consulenza in ambito PLM in particolare della gestione documentale, quindi l’ottimizzazione del flusso dei documenti all’interno dei vari reparti aziendali. Quali sono secondo te i fattori critici che spingono un’azienda a ricercare soluzioni che semplificano, regolano ed ottimizzano la documentazione?
“La gestione documentale, anche in presenza di documenti digitalizzati, deve affrontare una serie di problematiche: innanzitutto gestire l’onerosità dei tempi legati alla ricerca delle informazioni, garantire la conservazione e la reperibilità dei documenti, la sicurezza e la correttezza delle informazioni in essi contenute, gestire le politiche di accesso alle informazioni, abolire le ridondanze e le copie multiple. Da indagini effettuate risulta che il 19% del tempo lavorativo di un impiegato viene speso per gestire e ricercare documenti. Il 38% dei documenti viene replicato anche 3-4 volte e l’81% non vengono più consultati; di molti di questi, inoltre, l’azienda ne ignora l’esistenza e per questo spesso vengono ricreati. In buona sostanza ciò che spinge un’azienda ad richiedere soluzioni che regolano ed ottimizzano il flusso della documentazione è legato alla soluzione di queste problematiche“.
Come descriveresti l’approccio Systema? Come cerchiamo di affiancare le aziende nel loro percorso di ottimizzazione del flusso documentale? Quali sono gli step di implementazione del progetto pilota?
“Systema ha sviluppato e testato una propria metodologia di consegna del progetto e dei relativi servizi. La gestione di un progetto da parte di Systema – sia per i progetti pilota che per progetti di messa in produzione – di un cliente, segue diverse fasi ben distinte, che possiamo riassumere nella figura sottostante:
Immagine 1: Fasi per la gestione di un progetto
Questa metodologia è vincente perché ci permette di seguire i clienti in modo capillare nei loro processi industriali, risolvere le problematiche di gestione dei dati n modo definitivo e con un ottimo livello di soddisfazione da parte del cliente. In questa ottica Systema non è più visto come semplice fornitore, ma come partner industriale. La metodologia seguita da Systema per gestire i progetti rispecchia le regole dei principi fondamentali per la gestione dei progetti quali PRINCE2 ( Projects In Controlled Enviroments – 2a versione), PMP (Project Management Methodology) e AGILE Project Management”.
Parlando di soluzioni tecnologiche, Meridian di Accruent è senza dubbio un ottimo software per gestire la documentazione di realtà complesse: quali sono le caratteristiche per le quali abbiamo scelto di utilizzarlo come supporto tecnologico nella nostra proposta consulenziale?
“Meridian è un gestore documentale enterprise: questo significa che permette di gestire qualunque tipo di file. I documenti possono essere salvati all’interno di Meridian direttamente dalle applicazioni grazie all’integrazione con il file system di Windows. Queste caratteristiche, insieme a tante altre, hanno portato Systema ad adottare Meridian.
Systema ha un’esperienza di oltre 25 anni nell’ambito della gestione dei progetti per la gestione documentale e, grazie a quest’esperienza e al know-how acquisito nel tempo, ha stretto una collaborazione con Accruent. Questo perché la suite di Prodotti Accruent ci permette di coprire a 360 gradi le esigenze dei clienti, per esempio grazie agli strumenti di facility/asset management come Maintanance & Connection, a quelli per la gestione degli allarmi IoT come Vx Observe oppure con il software per gestione dei processi e degli ordini di cantiere, come Vx Field. Tutti questi spoftware integrati tra di loro permettono a Systema di soddisfare tutte le esigenze dei clienti.”
Quali sono i settori a cui ci rivolgiamo in particolar modo? Quali sono le necessità specifiche che riusciamo a soddisfare per ogni settore?
“Meridian è un software orizzontale che ci permette di gestire tutti i progetti per la gestione documentale, dall’ambito manufatturiero, a quello petrolifero, farmaceutico o food. Ma può essere inoltre usato in ambito bancario, assicurativo, etc… Possiamo dire che dove esiste un’esigenza per la gestione dei documenti, dove si vuole archiviare, cercare e lavorare sempre e solo sull’ultima revisione, Meridian è il prodotto che può sicuramente essere di supporto, oltre a migliorare altri aspetti legati al flusso dei documenti”
Puoi chiederci maggiori informazioni sui nostri servizi per la gestione documentale contattando il tuo consulente Systema di riferimento, o scriverci ai nostri riferimenti generici. Ti ricontatteremo al più presto.
Per approfondire le tematiche dell’intervista: